Club Badminton Drummondville
RÈGLEMENTS GÉNÉRAUX
Adoptés le 01 NOVEMBRE 2000
Table des matières
I DISPOSITIONS GÉNÉRALES Article 1 DÉNOMINATION SOCIALE................................................................ 4 Article 2 TERRITOIRE ET SIÈGE SOCIAL......................................................... 4 Article 3 SCEAU DE L’ORGANISME................................................................. 4 Article 4 BUTS.................................................................................................... 4
II LES MEMBRES Article 5 CATÉGORIES DE MEMBRES.............................................................. 5 Article 6 MEMBRES ACTIFS.............................................................................. 5 Article 7 MEMBRES HONORAIRES................................................................... 5 Article 8 DROIT D’ADHÉSION ET COTISATION ANNUELLE........................ 5 Article 9 CARTE DE MEMBRE........................................................................... 6 Article 10 RADIATION, SUSPENSION, EXPULSION.......................................... 6
III ASSEMBLÉE DES MEMBRES Article 11 ASSEMBLÉE ANNUELLE................................................................... 7 Article 12 ASSEMBLÉES EXTRAORDINAIRES.................................................. 7 Article 13 AVIS DE CONVOCATION.................................................................. 7 Article 14 L’ORDRE DU JOUR............................................................................. 8 Article 15 QUORUM............................................................................................. 8 Article 16 AJOURNEMENT.................................................................................. 8 Article 17 PRÉSIDENT ET SECRÉTAIRE D’ASSEMBLÉE.................................. 8 Article 18 VOTE.................................................................................................... 9 IV LE CONSEIL D’ADMINISTRATION Article 19 NOMBRE D’ADMINISTRATEURS...................................................... 9 Article 20 ÉLIGIBILITÉ...................................................................................... 10 Article 21 DURÉE DES FONCTIONS................................................................. 10 Article 22 ÉLECTION.......................................................................................... 10 Article 23 RETRAIT D’UN MEMBRE........................................................... 10-11 Article 24 VACANCES........................................................................................ 11 Article 25 DESTITUTION................................................................................... 11 Article 26 RÉMUNÉRATION.............................................................................. 11 Article 27 INDEMNISATION.............................................................................. 12 Article 28 CONFLITS D’INTÉRÊTS.............................................................. 12-13 Article 29 DEVOIR DES ADMINISTRATEURS................................................. 13 Article 30 ASSEMBLÉES DU CONSEIL D’ADMINISTRATION............. 13-14-15
V LES DIRIGIEANTS Article 31 LES DIRIGEANTS DE L’ORGANISME................................... 15-16-17 Article 32 COMITÉS ET RESSOURCES PROFESSIONNELLES................... 17-18 Article 32 LE COMITÉ EXÉCUTIF................................................................ 18-19
VI LES FINANCES Article 33 EXERCICE FINANCIER..................................................................... 19 Article 34 VÉRIFICATEUR............................................................................ 19-20 Article 35 EFFETS BANCAIRES......................................................................... 20
VII AUTRES DISPOSITIONS Article 36 DÉCLARATIONS EN COURS............................................................ 20 Article 37 DÉCLARATIONS AU REGISTRE...................................................... 21 Article 38 MODIFICATIONS DES RÈGLEMENTS GÉNÉRAUX....................... 21 Article 39 RÈGLES DE PROCÉDURE................................................................. 21
DISPOSITIONS GÉNÉRALES
Article 1 DÉNOMINATION SOCIALE
« Club badminton Drummondville »
Dans les règlements qui suivent le mot « organisme » désigne Club badminton Drummondville.
Article 2 TERRITOIRE ET SIÈGE SOCIAL
L’organisme exerce ses activités sur le territoire de la municipalité de Drummondville ou à tout autre endroit désigné par le conseil d’administration.
Le siège social de l’organisme est situé au lieu prévu dans l’acte constitutif de l’organisme et à l’adresse déterminée par le conseil d’administration ou à toute autre adresse désignée conformément à la Loi.
Article 3 SCEAU DE L’ORGANISME
Le sceau de l’organisme, dont la forme est déterminée par le conseil d’administration, ne peut être employé qu’avec le consentement du président ou du secrétaire. Il est authentifié par la signature du président ou du secrétaire.
Article 4 BUTS
Les buts de l’organisme sont :
4.1 regrouper les personnes intéressées à promouvoir, organiser et offrir des activités de badminton ;
4.2 regrouper et impliquer les différents organismes du milieu (ex. : Club scolaire, club civil, municipalité) dans l’organisation et le développement des diverses activités de badminton destinées à la population ;
4.3 recevoir des dons, legs, biens et autres contributions de même nature en argent, en valeurs mobilières ou immobilières; recueillir des fonds en faisant appel à des souscriptions publiques ou privées; commandites, subventions gouvernementales ou municipales; organiser différents types d’activités d’autofinancement, instaurer différents modes de financement (ex. : frais d’inscription), et administrer les sommes d’argent recueillies en vue de réaliser les objectifs de l’organisme. Les objets ne permettent cependant pas aux souscripteurs ou à leurs ayants droit de recouvrer sous quelques formes que ce soit, l’argent qu’ils auront versé à l’organisme. II LES MEMBRES
Article 5 CATÉGORIES DE MEMBRES
L’organisme compte deux catégories de membres, soit les membres actifs et les membres honoraires.
Article 6 MEMBRES ACTIFS
Toute personne physique intéressée aux buts et aux activités de l’organisme peut devenir membre actif en se conformant aux conditions suivantes :
Les membres actifs ont le droit de participer à toutes les activités de l’organisme, de recevoir les avis de convocation aux assemblées des membres, d’assister à ces assemblées et d’y voter.
Article 7 MEMBRES HONORAIRES
Le conseil d’administration, par résolution, peut en tout temps nommer membre honoraire de l’organisme, toute personne qui aura rendu service à l’organisme par son travail ou par ses donations ou qui aura manifesté son appui pour les buts poursuivis par l’organisme.
Les membres honoraires peuvent participer aux activités de l’organisme et assister aux assemblées des membres. Ces derniers n’ont toutefois pas le droit de voter lors des assemblées et ils ne peuvent pas être élus au conseil d’administration. Les membres honoraires ne sont pas tenus de verser des cotisations ou contributions à l’organisme.
Article 8 DROIT D’ADHÉSION ET COTISATION ANNUELLE
Le conseil d’administration peut, s’il le juge à propos, fixer le droit d’adhésion et le montant de cotisation annuelle des membres actifs de l’organisme de même que le moment, le lieu et la manière d’en effectuer le paiement. Le droit d’adhésion et le montant de cotisation doivent être approuvés par l’assemblée annuelle des membres. Le cas échéant, un avis de cotisation doit être expédié au moins 30 jours avant l’assemblée annuelle des membres de l’organisme. Article 9 CARTE DE MEMBRE
Le conseil d’administration pourra, s’il le juge à propos, émettre des cartes de membre.
Article 10 RADIATION, SUSPENSION, EXPULSION
Le conseil d’administration peut, par résolution, radier tout membre qui omet de verser (s’il y a lieu) la cotisation à laquelle il est tenu. Il peut aussi, par résolution, suspendre ou expulser pour une période qu’il détermine ou encore radier définitivement tout membre qui refuse ou omet de se conformer aux dispositions des présents règlements, qui agit contrairement aux intérêts de l’organisme ou dont la conduite est jugée préjudiciable à l’organisme. Constitue notamment une conduite préjudiciable le fait :
Le conseil d’administration est autorisé à adopter et suivre en cette matière la procédure qu’il pourra de temps à autre déterminer, en autant que le membre visé soit informé de la nature exacte de l’acte ou de l’omission qu’on lui reproche, qu’il ait l’occasion de se faire entendre sur ce sujet et que la décision le concernant soit prise avec impartialité. La décision du conseil d’administration à cette fin sera finale et sans appel. III ASSEMBLÉE DES MEMBRES
Article 11 ASSEMBLÉE ANNUELLE
L’assemblée annuelle des membres de l’organisme a lieu, au plus tard, dans les 120 jours qui suivent la fin de l’exercice financier annuel. Le conseil d’administration fixe la date, l’heure et le lieu de l’assemblée.
Toute assemblée annuelle peut aussi constituer une assemblée extraordinaire pour prendre connaissance et disposer de toute affaire dont peut-être saisie une assemblée extraordinaire des membres.
Article 12 ASSEMBLÉES EXTRAORDINAIRES
Il appartient au président ou au conseil d’administration de convoquer, par résolution, ces assemblées extraordinaires aux lieu, date et heure qu’il fixe, lorsqu’elles sont jugées opportunes pour la bonne administration des affaires de l’organisme.
Cependant, le conseil d’administration est tenu de convoquer une assemblée extraordinaire des membres sur réquisition écrite à cette fin, signée par au moins 10 membres actifs, et cela dans les 10 jours suivant la réception d’une telle demande écrite, qui devra spécifier le ou les sujets qui y seront étudiés; à défaut par le conseil d’administration de convoquer telle assemblée dans le délai stipulé, celle-ci peut être convoquée par les signataires eux-mêmes de la demande écrite.
Article 13 AVIS DE CONVOCATION
L’avis de convocation à toute assemblée des membres est adressé à tous les membres qui y ont droit. Le délai de convocation des assemblées des membres est d’au moins 10 jours francs. Toutefois, l’assemblée générale peut, par règlement, fixer tout autre mode de convocation.
L’avis de convocation d’une assemblée extraordinaire devra mentionner en plus de la date, l’heure et l’endroit de l’assemblée, le ou les sujets qui y seront étudiés; seuls ces sujets pourront être étudiés.
L’omission accidentelle de faire parvenir l’avis de convocation d’une assemblée à un ou quelques membres ou la non‑réception d’un avis par toute personne n’a pas pour effet de rendre nulles les résolutions adoptées à cette assemblée.
L’omission accidentelle dans l’avis de convocation de la mention d’une des affaires qui doivent être prises en considération à l’assemblée n’empêche pas l’assemblée de prendre cette affaire en considération, à moins que les intérêts d’un membre ne soient lésés ou ne risquent de l’être. Il n’est pas nécessaire de donner un avis de convocation de la reprise d’une assemblée ajournée. Article 14 L’ORDRE DU JOUR
14.1 L’ordre du jour de l’assemblée annuelle doit contenir au minimum les sujets suivants:
14.2 L’ordre du jour de toute assemblée des membres (annuelle, extraordinaire) doit se limiter aux points mentionnés dans l’avis de convocation.
Article 15 QUORUM
Les membres actifs présents constituent le quorum pour toute assemblée des membres.
Article 16 AJOURNEMENT
Si au moins deux membres sont présents, une assemblée des membres peut être ajournée en tout temps sur un vote majoritaire à cet effet, et cette assemblée peut être tenue comme ajournée sans qu’il soit nécessaire de la convoquer à nouveau. Lors de la reprise de l’assemblée ajournée, toute affaire qui aurait pu être transigée lors de l’assemblée au cours de laquelle l’ajournement fut voté peut être validement transigée.
Article 17 PRÉSIDENT ET SECRÉTAIRE D’ASSEMBLÉE
De façon générale, le président ou tout autre dirigeant de l’organisme préside l’assemblée annuelle et les assemblées extraordinaires. Toutefois, il est possible pour les membres actifs présents de désigner entre eux un président d’assemblée. Le secrétaire de l’organisme ou toute autre personne nommée à cette fin par le conseil d’administration ou élue par les membres actifs présents peut agir comme secrétaire des assemblées des membres.
Article 18 VOTE
À une assemblée des membres, les membres actifs en règle présents, y compris le président d’assemblée, ont droit à une voix chacun.
Lorsque le président de l’assemblée déclare qu’une résolution a été adoptée à l’unanimité, par une majorité spécifiée ou rejetée, et qu’une entrée est faite à cet effet dans le procès-verbal de l’assemblée, il s’agit là d’une preuve suffisante de l’adoption ou du rejet de cette résolution sans qu’il soit nécessaire d’établir le nombre ou la proportion des voix exprimées.
IV LE CONSEIL D’ADMINISTRATION
Article 19 NOMBRE D’ADMINISTRATEURS
Le conseil d’administration compte 3 membres. Lorsque le conseil d’administration comptera 7 administrateurs et plus, il lui sera loisible de désigner, un comité exécutif de 3 à 5 personnes. Toutefois, les pouvoirs délégués devront être soumis à l’approbation de l’assemblée générale convoquée par écrit.
Le Club badminton Drummondville a la possibilité, si elle le juge opportun, de désigner 1 personne de son conseil municipal pour agir à titre d’observateur et/ou de conseiller spécial auprès de l’organisme. Cette personne n’a cependant aucun droit de vote au sein du conseil d’administration.
Par souci de transparence, il est possible aux représentants en règle d’organismes en développement du sport de Drummondville d’assister, à titre d’observateurs, aux assemblées régulières des membres du conseil d’administration, ceci à condition que ces personnes soient mandatées par voie de résolution écrite de leur conseil d’administration respectif. Les représentants désignés n’ont cependant aucun droit de vote au sein du conseil d’administration.
Article 20 ÉLIGIBILITÉ
Tout membre actif en règle a droit de vote et peut être élu au conseil d’administration. Les administrateurs sortant de charge sont rééligibles. Les membres du conseil d’administration ne sont pas rémunérés; seules les dépenses effectuées pour l’organisme sont remboursables.
Article 21 DURÉE DES FONCTIONS
La durée des fonctions est normalement de 2 ans pour 1 des 3 administrateurs en poste et 1 an pour les 2 autres, et ce, à compter de la date de son élection. Un administrateur demeure en fonction jusqu’à l’expiration de son mandat ou jusqu’à ce que son successeur ait été élu ou désigné. Ce sont les administrateurs qui décident entre eux de la durée de leur mandat au sein du conseil d’administration.
Article 22 ÉLECTION
Il y a élection des membres du conseil d’administration une fois par année à l’occasion de l’assemblée annuelle des membres selon la procédure d’élection décrite ci-après.
Procédure d’élection
a) L’assemblée nomme ou élit un président d’élection, un secrétaire d’élection et/ou un ou plusieurs scrutateurs ;
b) Dans le cas où il n’y a pas plus de candidats que le nombre d’administrateurs à élire, l’élection aura lieu par acclamation. Dans le cas où il y a plus de candidats que d’administrateurs à élire, l’élection sera faite à main levée ou par scrutin secret, si le président d’élection le décide ou si le 1/10 des membres le demande, à la majorité simple des voix.
Article 23 RETRAIT D’UN MEMBRE
Tout membre peut se retirer comme tel en tout temps en signifiant son retrait ou sa démission, de préférence, par écrit au secrétaire de l’organisme. Ce retrait ou cette démission prend effet à la date de réception de tel avis ou à la date précisée dans ledit avis.
Retrait d’un administrateur
Cesse de faire partie du conseil d’administration et d’occuper sa fonction, tout administrateur qui:
a) présente, préférablement par écrit, sa démission au conseil d’administration, soit au président ou au secrétaire de l’organisme, soit lors d’une assemblée du conseil d’administration; b) décède, est malade, devient insolvable ou interdit;
c) cesse de posséder les qualifications requises ;
d) a manqué deux réunions de l’organisme sans motivation valable ;
e) est destitué comme prévu à l’article 25.
Article 24 VACANCES
Tout administrateur dont la charge a été déclarée vacante peut être remplacé par résolution du conseil d’administration, mais le remplaçant ne demeure en fonction que pour le reste du terme non expiré de son prédécesseur.
Lorsque des vacances surviennent au sein du conseil d’administration, il est de la discrétion des administrateurs demeurant en fonction de les remplir en nommant au poste vacant une personne possédant les mêmes qualités que celles requises de son prédécesseur et, dans l’intervalle, ils peuvent validement continuer à exercer leurs fonctions, du moment qu’un quorum subsiste.
Article 25 DESTITUTION
Un administrateur peut être destitué par les membres en règle au moyen d’un avis écrit et adressé à cet administrateur et au conseil d’administration. Cet avis se doit toutefois d’être signé par au moins 20 membres en actifs pour être recevable.
Le conseil d’administration n’a pas le pouvoir de destituer l’un de ses administrateurs, mais a le pouvoir de radier, d’expulser ou suspendre un membre actif de son organisme en conformité aux articles 6 et 10 ou de retirer un administrateur en vertu de l’article 23 des présents règlements.
La destitution d’un administrateur, tout comme son élection, relève du bon vouloir des membres; elle peut être faite en tout temps lors d’une assemblée extraordinaire des membres selon les motifs particuliers cités aux articles 6, 10 et 23 des règlements généraux.
Article 26 RÉMUNÉRATION
Les administrateurs ne sont pas rémunérés comme tel pour leurs services. Par ailleurs, le conseil d’administration peut adopter une résolution visant à rembourser les administrateurs des dépenses encourues dans l’exercice de leurs fonctions.
Article 27 INDEMNISATION
Tout administrateur, dirigeant ou mandataire de l’organisme (ou ses héritiers et ayants droit) sera tenu, au besoin et à toute époque, à même les fonds de l’organisme, indemne et à couvert :
a) de tous frais, charges et dépenses quelconques que cet administrateur supporte ou subit au cours ou à l’occasion d’une action, poursuite ou procédure intentée contre lui, à l’égard ou en raison d’actes faits ou choses accomplies ou permises par lui dans l’exercice ou pour l’exécution de ses fonctions, et
b) de tous frais, charges et dépenses qu’il supporte ou subit au cours ou à l’occasion des affaires de l’organisme ou relativement à ces affaires, exceptés ceux qui résultent de sa propre négligence ou de son omission volontaire.
Aux fins de l’acquittement de ces sommes, l’organisme devrait souscrire une assurance au profit de ses administrateurs.
Article 28 CONFLITS D’INTÉRÊTS
Aucun administrateur ne peut confondre des biens de l’organisme avec les siens ni utiliser à son profit ou au profit d’un tiers les biens de l’organisme ou l’information qu’il obtient en raison de ses fonctions, à moins qu’il ne soit expressément et spécifiquement autorisé à le faire par les membres de l’organisme.
Chaque administrateur doit éviter de se placer en situation de conflit entre son intérêt personnel et ses obligations d’administrateur de l’organisme. Il doit dénoncer sans délai à l’organisme tout intérêt qu’il possède dans une entreprise ou une association susceptible de le placer en situation de conflit d’intérêts, ainsi que les droits qu’il peut faire valoir contre elle, en indiquant, le cas échéant, leur nature et leur valeur.
Un administrateur peut, même dans l’exercice de ses fonctions, acquérir, directement ou indirectement, des droits dans les biens de l’organisme ou contracter avec elle, en autant qu’il signale aussitôt ce fait à l’organisme, en indiquant la nature et la valeur des droits qu’il acquiert, et qu’il demande que ce fait soit consigné au procès-verbal des délibérations du conseil d’administration ou à ce qui en tient lieu.
L’administrateur ainsi intéressé dans une acquisition de biens ou un contrat doit, sauf nécessité, s’abstenir de délibérer et de voter sur la question. S’il vote, sa voix ne doit pas être comptée. Cette règle ne s’applique pas, toutefois, aux questions concernant la rémunération de l’administrateur ou à ses conditions de travail.
À la demande du président ou de tout administrateur, l’administrateur intéressé doit quitter la réunion pendant que le conseil d’administration délibère et vote sur l’acquisition ou le contrat en question. Ni l’organisme ni l’un de ses membres ne pourra contester la validité d’une acquisition de biens ou d’un contrat impliquant d’une part, l’organisme et, d’autre part, directement ou indirectement un administrateur, pour le seul motif que l’administrateur y est partie ou intéressé, du moment que cet administrateur a procédé sans délai et correctement à la dénonciation mentionnée plus avant au présent règlement.
Article 29 DEVOIR DES ADMINISTRATEURS
Le conseil d’administration est élu pour administrer toutes les affaires courantes de l’organisme.
a) Il se donne une structure interne en désignant parmi les administrateurs élus un président, un vice-président, un secrétaire/trésorier et des administrateurs, selon le cas.
b) Il accomplit tous les actes nécessaires à la réalisation des buts que poursuit l’association conformément à la loi et aux règlements généraux, adopte de nouveaux règlements ou les modifie, s’il y a lieu, et adopte les résolutions qui s’imposent, pour réaliser les buts de l’organisme.
c) Sans déroger en aucune façon à ce qui précède, les administrateurs sont expressément autorisés en tout temps à acheter, louer ou acquérir à quelque autre titre que ce soit, vendre, échanger, ou aliéner à quelque autre titre que ce soit, les biens mobiliers et immobiliers, réels, personnels ou mixtes, de même que tout droit ou intérêt s’y rapportant, pour le prix et suivant les termes et conditions qu’ils estiment justes.
d) Il prend les décisions concernant l’engagement des employés, les achats et les dépenses qu’il peut autoriser, les contrats et les obligations où il peut s’engager. Un budget annuel doit être autorisé par l’assemblée annuelle des membres.
e) Il détermine les conditions d’admission des membres.
f) Il voit à ce que les règlements soient appliqués et les résolutions exécutées.
Article 30 ASSEMBLÉES DU CONSEIL D’ADMINISTRATION
30.1. Date. Le conseil d’administration doit tenir toutes les réunions qui seront nécessaires à la bonne marche de l’organisme.
30.2. Convocation et lieu. Le secrétaire envoie ou donne les avis de convocation. Le président en consultation avec les autres administrateurs fixe la date des assemblées. Si le président néglige ce devoir, la majorité des administrateurs peuvent, sur demande écrite au secrétaire, ordonner la tenue d’une réunion du conseil et en fixer la date, l’heure et l’endroit ainsi qu’en établir l’ordre du jour. La date peut également être fixée à la fin d’une réunion du conseil d’administration; dans ce cas, le secrétaire n’est tenu d’aviser que les administrateurs absents à cette dernière. Les réunions sont normalement tenues au siège social de l’organisme ou à tout autre endroit désigné par le président ou le conseil d’administration.
30.3. Avis de convocation. L’avis de convocation à une assemblée du conseil d’administration peut être écrit ou verbal. Cet avis peut aussi se donner par télégramme, par télécopieur, par courrier électronique ou par téléphone, avec confirmation de l’administrateur. Sauf exception, le délai de convocation est d’au moins 2 jours francs avant la réunion. Toute convocation verbale ou téléphonique doit être suivie d’une renonciation écrite. Si tous les administrateurs du conseil sont réunis, ils peuvent, s’ils sont d’accord, décréter qu’il y a réunion officielle et alors l’avis de convocation n’est pas nécessaire, les membres signant tous une renonciation à cet effet afin d’éviter des doutes sur la valeur de cette réunion. L’assemblée du conseil d’administration tenue immédiatement après l’assemblée annuelle des membres peut être tenue sans avis de convocation. La présence d’un administrateur à une assemblée couvre le défaut d’avis quant à cet administrateur.
30.4. Quorum. Le quorum pour la tenue des assemblées du conseil d’administration est fixé à 50% des administrateurs plus 1. Le quorum doit être maintenu pour toute la durée de l’assemblée.
30.5. Président et secrétaire d’assemblée. Les assemblées du conseil d’administration sont présidées par le président de l’organisme ou, à son défaut, par le vice-président. C’est le secrétaire de l’organisme qui agit comme secrétaire des assemblées. À leur défaut, les administrateurs choisissent parmi eux un président et/ou un secrétaire d’assemblée.
30.6. Procédure. Le président de l’assemblée veille au bon déroulement de l’assemblée et en général conduit les procédures sous tous rapports. Il soumet au conseil les propositions sur lesquelles un vote doit être pris. L’ordre du jour de toute assemblée du conseil d’administration est présumé prévoir une période pendant laquelle les administrateurs peuvent soumettre leurs propositions. À défaut par le président de l’assemblée de s’acquitter fidèlement de sa tâche, les administrateurs peuvent à tout moment le remplacer par une autre personne.
30.7. Vote. Chaque administrateur a droit à une voix et toutes les questions doivent être décidées à la majorité simple. Le vote est pris à main levée, à moins que le président de l’assemblée ou un administrateur ne demande le scrutin, auquel cas le vote est pris par scrutin. Si le vote est pris par scrutin, le secrétaire de l’assemblée agit comme scrutateur et dépouille le scrutin. Le vote par procuration n’est pas permis et le président de l’assemblée a une voix prépondérante au cas de partage des voix. S’il y a égalité des voix lors d’un vote, le président est autorisé à le reporter à une prochaine assemblée, s’il le juge à propos.
30.8. Résolution signée. Une résolution écrite, signée par tous les administrateurs, est valide et a le même effet que si elle avait été adoptée à une assemblée du conseil d’administration dûment convoquée et tenue. Une telle résolution doit être insérée dans le registre des procès-verbaux de l’organisme, suivant sa date, au même titre qu’un procès-verbal régulier.
30.9. Participation par téléphone ou télécopieur. Les administrateurs peuvent, si tous sont d’accord, participer à une assemblée du conseil d’administration à l’aide de moyens permettant à tous les participants de communiquer entre eux, notamment par téléphone ou par télécopieur. Ils sont alors réputés avoir assisté à l’assemblée.
30.10. Procès-verbaux. Les administrateurs de l’organisme peuvent consulter les procès-verbaux et résolutions du conseil d’administration.
30.11. Ajournement. Qu’il y ait quorum ou non, une assemblée du conseil d’administration peut être ajournée en tout temps par le président de l’assemblée ou par un vote majoritaire des administrateurs présents, et cette assemblée peut être tenue comme ajournée sans qu’il soit nécessaire de la convoquer à nouveau.
30.12. Ordre du jour. L’ordre du jour doit se limiter aux sujets mentionnés dans l’avis de convocation.
V LES DIRIGEANTS
Article 31 LES DIRIGEANTS DE L’ORGANISME
31.1. Désignation. Les dirigeants de l’organisme sont : le président, le vice-président, le secrétaire/trésorier ainsi que tout autre dirigeant dont le titre et les fonctions peuvent être déterminés par résolution du conseil d’administration.
31.2. Élection. Le conseil d’administration doit, à sa première assemblée suivant l’assemblée annuelle des membres, et, par la suite, lorsque les circonstances l’exigent, élire les dirigeants de l’organisme.
31.3. Qualification. Le président, le vice-président, le secrétaire et le trésorier doivent être élus parmi les membres du conseil d’administration.
31.4. Rémunération. Les dirigeants ne sont pas rémunérés comme tel pour leurs services. Ils ont droit à la même rémunération que celle prévue à l’article 26 des présents règlements.
31.5. Durée du mandat. Les dirigeants de l’organisme sont élus tel que spécifié à l’article 21 des règlements généraux. Chaque dirigeant sera en fonction à compter de son élection jusqu’à la première assemblée du conseil d’administration suivant la prochaine élection des administrateurs ou jusqu’à ce que son successeur soit élu ou nommé et qualifié.
31.6. Destitution. Les dirigeants sont sujets à destitution par la majorité du conseil d’administration selon les présents règlements.
31.7. Retrait d’un membre et vacances. Tout dirigeant peut se retirer ou démissionner en tout temps en remettant un avis écrit au président ou au secrétaire ou lors d’une assemblée du conseil d’administration. Tout retrait ou vacances dans un poste de dirigeant peut être rempli en tout temps par le conseil d’administration, conformément aux dispositions des articles 23 et 24. Le dirigeant ainsi nommé reste en fonction pour la durée non écoulée du mandat de la personne qu’il remplace.
31.8. Pouvoirs et devoirs des dirigeants. Les dirigeants ont tous les pouvoirs et les devoirs ordinairement inhérents à leur charge, sous réserve des dispositions de la loi ou des règlements, et ils ont en plus les pouvoirs et devoirs que le conseil d’administration leur délègue. Les pouvoirs des dirigeants peuvent être exercés par toute autre personne spécialement nommée par le conseil d’administration à cette fin, en cas d’incapacité d’agir de ces dirigeants.
31.9. Le président. Il préside de droit toutes les assemblées du conseil d’administration et celles des membres, à moins dans ce dernier cas que le vice-président ou qu’un président d’assemblée ne soit nommé et n’exerce cette fonction. Il fait partie d’office de tous les comités d’étude et des services de l’association. Il surveille, administre et dirige les activités de l’organisme, voit à l’exécution des décisions du conseil d’administration. C’est lui qui signe généralement avec le secrétaire et/ou le trésorier tous les documents requérant sa signature et remplit tous les devoirs qui peuvent, de temps à autre, lui être attribués par le conseil d’administration. Il peut être désigné, avec le vice-président, à s’occuper des relations publiques de l’organisme.
31.10. Le vice-président. Le vice-président remplace le président en son absence ou si celui-ci est empêché d’agir. Il exerce alors toutes les prérogatives du président. S’il y a plusieurs vice-présidents, il y aura alors un premier et un deuxième vice-président pouvant, selon l’ordre, remplacer le président.
31.11. Le secrétaire. Le secrétaire assiste aux assemblées des membres et du conseil d’administration et rédige tous les procès-verbaux. Il remplit toutes les fonctions qui lui sont attribuées par les présents règlements ou par le conseil d’administration. Il a la garde des archives, des livres des procès-verbaux, du sceau de l’organisme et de tous les autres registres corporatifs. Il est chargé d’envoyer les avis de convocation aux administrateurs et aux membres. Il signe les contrats et les documents pour les engagements de l’organisme avec le président, rédige les rapports requis par diverses lois et la correspondance de l’organisme. L’ensemble ou une partie des pouvoirs du secrétaire peut être délégué par le conseil d’administration à un employé de l’organisme.
31.12. Le trésorier. Le trésorier a la charge et la garde des fonds de l’organisme et de ses livres de comptabilité. Il veille à l’administration financière de l’association. Il signe, avec le président, les chèques et autres effets de commerce et il effectue les dépôts. Tout chèque payable à l’association doit être déposé au compte de l’association. Il doit laisser examiner les livres et comptes de l’organisme par les administrateurs. Le conseil d’administration peut désigner tout autre membre du conseil pour exercer cette fonction. L’ensemble ou une partie des pouvoirs du trésorier peut être délégué par le conseil d’administration à un employé de l’organisme.
Article 32 COMITÉS ET RESSOURCES PROFESSIONNELLES
32.1. Les commissions, comités ou sous‑comités. Les commissions, comités ou sous‑comités sont des organes de l’organisme qui pourront être formés par le conseil d’administration pour réaliser certains mandats ou études jugés utiles et nécessaires à la bonne marche des affaires courantes de l’organisme. Au moment de leur création, le conseil d’administration fixe leurs mandats et détermine les modalités de fonctionnement. Les commissions, comités ou sous‑comités sont dissouts aussitôt leurs mandats accomplis. Le conseil d’administration n’est pas tenu de donner suite aux recommandations des commissions, comités ou sous‑comités, mais il doit permettre à tous les membres de l’association de prendre connaissance du rapport qu’il a commandé. Toute personne occupant une fonction pour le compte de l’OSL doit être mandatée par le conseil d’administration pour remplir ce mandat et doit présenter un rapport à cet effet.
32.2. Les professionnels. S’il le juge nécessaire, le conseil d’administration peut, par simple résolution, faire appel à des professionnels (ex. : notaire, architecte, avocat, ingénieur, technicien et tout autre spécialiste) pour l’aider à atteindre les buts de l’organisme.
32.3. Le professionnel en loisir. Le conseil d’administration peut, s’il le juge nécessaire, procéder à l’engagement d’un professionnel en badminton pour faciliter l’atteinte des buts de l’organisme. À cet effet, le conseil d’administration peut mettre sur pied un comité de sélection afin de procéder à la nomination du professionnel en badminton. Il peut fixer son traitement et définir par résolution ses pouvoirs, devoirs et attributions. Il est engagé par contrat sur résolution du conseil d’administration et ne peut être congédié que par la majorité des membres du conseil d’administration. Le professionnel en badminton peut devenir responsable au conseil d’administration de la conduite des services et de l’administration générale de l’organisme. Il pourrait en outre avoir comme tâche :
Article 32 LE COMITÉ EXÉCUTIF
32.1. Composition. Lorsque le conseil d’administration sera composé de 7 administrateurs et plus, il lui sera loisible de désigner, un comité exécutif de 3 à 5 personnes. Le comité exécutif de l’organisme doit être composé minimalement du président, du vice‑président, du secrétaire et de tous les autres administrateurs élus.
32.2. Élection. L’élection des membres du comité exécutif se fait annuellement, à la première assemblée du conseil d’administration suivant immédiatement l’assemblée annuelle des membres. Les membres précédemment élus du comité exécutif démissionnent à cette occasion, mais ils sont rééligibles.
32.3. Disqualification. Un membre du comité exécutif qui cesse d’être administrateur de l’organisme est automatiquement disqualifié comme membre du comité exécutif.
32.4. Destitution. Les membres du conseil exécutif sont sujets à destitution par la majorité du conseil d’administration.
32.5. Retrait d’un membre et vacances. Tout membre du conseil exécutif peut se retirer ou démissionner en tout temps en remettant un avis par écrit au président ou au secrétaire ou lors d’une assemblée du conseil d’administration. Tout retrait ou vacances dans un poste de dirigeant peut être rempli en tout temps par le conseil d’administration, conformément aux dispositions des articles 23 et 24. Le dirigeant ainsi nommé reste en fonction pour la durée non écoulée du mandat de la personne qu’il remplace. 32.6. Assemblées. Les assemblées du comité exécutif peuvent être tenues sans avis, à telle époque et à tel endroit que le président ou le vice‑président détermine, lesquels ont autorité de convoquer le comité exécutif.
32.7. Présidence. Les assemblées du comité exécutif sont présidées par le président de l’organisme ou, en son absence, par le vice-président ou par un président d’assemblée que les membres présents peuvent choisir parmi eux.
32.8. Quorum. Le quorum aux assemblées du comité exécutif est de 3 membres.
32.9. Procédure. La procédure aux assemblées du comité exécutif est la même que celle aux assemblées du conseil d’administration.
32.10. Procès-verbaux. Les administrateurs de l’organisme peuvent consulter les procès-verbaux et résolutions du comité exécutif.
32.11. Pouvoirs. Le comité exécutif a l’autorité et exerce tous les pouvoirs du conseil d’administration pour l’administration courante des affaires de l’organisme, excepté les pouvoirs qui, en vertu de la loi, doivent être exercés par le conseil d’administration ainsi que ceux que le conseil d’administration peut se réserver expressément. Le comité exécutif fait rapport de ses activités à chaque assemblée du conseil d’administration et celui-ci peut alors renverser ou modifier les décisions prises, à condition que les droits des tiers ne soient pas affectés.
32.12. Rémunération. Les membres du conseil exécutif ne sont pas rémunérés comme tels pour leurs services. Ils ont droit à la même rémunération que celle prévue à l’article 26 des présents règlements.
VI LES FINANCES
Article 33 EXERCICE FINANCIER
L’exercice financier de l’organisme se termine le 30 juin de chaque année ou à toute autre date fixée par résolution du conseil d’administration.
Article 34 VÉRIFICATEUR
Les états financiers seront vérifiés chaque année par un vérificateur nommé à cette fin lors de l’assemblée annuelle. S’il y a lieu, sa rémunération est fixée par les membres ou par le conseil d’administration si ce pouvoir lui est délégué par les membres. Aucun administrateur ou dirigeant de l’organisme ou toute personne qui est son associé ne peut être nommé vérificateur. Les livres comptables de l’association seront mis à jour le plus tôt possible à la fin de chaque exercice financier. Ces livres peuvent être consultés sur place, sur rendez-vous avec le trésorier, par tous les membres actifs qui en feront la demande auprès de la l’organisation.
Article 35 EFFETS BANCAIRES
Tous les chèques, billets, traites, lettres de change et autres effets bancaires, connaissements, endossements et autres effets de commerce, contrats, actes et documents requérants la signature de l’organisme sont signés par le président ou vice-président une signature étant nécessaire. Toutefois, le conseil d’administration peut désigner, par résolution, tout autre membre du conseil pour exercer cette fonction.
Tout chèque payable à l’organisme devra être déposé au crédit de l’organisme auprès de la ou des banques, caisses populaires ou compagnies de fiducie que le conseil d’administration désignera par résolution par le secrétaire ou le trésorier de l’organisme.
VII AUTRES DISPOSITIONS
Article 36 DÉCLARATIONS EN COURS
Le président, le vice-président, le secrétaire ou le trésorier, ou l’un d’entre eux, ou tout autre dirigeant ou personne à ce autorisé par le conseil d’administration, sont autorisés et habilités à répondre pour l’organisme à tous brefs, ordonnances et interrogatoires sur faits et articles émis par toute Cour, à répondre au nom de l’organisme à toute saisie-arrêt et à déclarer au nom de l’organisme sur toute saisie-arrêt dans laquelle l’organisme est tierce-saisie, à faire tout affidavit ou déclaration assermentée en relation avec telle saisie-arrêt ou en relation avec toute procédure à laquelle l’organisme est partie, à faire des demandes de cessions de biens ou des requêtes pour ordonnances de liquidation ou de séquestre contre tout débiteur de l’organisme, de même qu’à être présents et à voter à toute assemblée de créanciers des débiteurs de l’organisme et à accorder des procurations relatives à ces procédures.
Article 37 DÉCLARATIONS AU REGISTRE
Les déclarations devant être produites à l’Inspecteur général des institutions financières selon la Loi sur la publicité légale des entreprises individuelles, des sociétés et des personnes morales sont signées par le président, tout administrateur de l’organisme ou toute autre personne autorisée à cette fin par résolution du conseil d’administration. Tout administrateur ayant cessé d’occuper ce poste par suite de son retrait, sa démission, de sa destitution ou autrement est autorisé à signer au nom de l’organisme et à produire une déclaration modificative à l’effet qu’il a cessé d’être administrateur, à compter de 15 jours après la date où cette cessation est survenue, à moins qu’il ne reçoive une preuve que l’organisme a produit une telle déclaration.
Article 38 MODIFICATIONS DES RÈGLEMENTS GÉNÉRAUX
Le conseil d’administration a le pouvoir d’abroger ou de modifier toute disposition du présent règlement. Toute abrogation ou modification ne sera en vigueur que jusqu’à la prochaine assemblée annuelle des membres, à moins que dans l’intervalle elle ne soit ratifiée lors d’une assemblée extraordinaire des membres convoquée à cette fin; si cette abrogation ou modification n’est pas ratifiée à la majorité simple des voix lors de cette assemblée annuelle, elle cessera, mais de ce jour seulement, d’être en vigueur.
Article 39 RÈGLES DE PROCÉDURE
Sous réserve de l’acte constitutif et des règlements de l’organisme, le conseil d’administration peut adopter tout règlement pour régir la procédure de toute assemblée du conseil d’administration. En l’absence de règles de procédure sur un point donné, le code de procédure Morin s’applique à toute assemblée des instances de l’organisme.
Adopté ce premier jour de novembre 2000.
Ratifié ce premier jour de novembre 2000.
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